Überschriften

In diesem Anschnitt erklären wir Ihnen wie Sie Überschriften verwenden können und wie Sie mit dem Navigationsbereich welcher mit Word 2010 eingeführt wurde Dokumente in kürzester Zeit neu strukturieren können. Um einen Titel als Überschrift zu formatieren markieren Sie ihn. Gehen Sie nun zur Registerkarte Start und klicken Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf Überschrift 1.

Überschriften

Der Titel, den Sie zuvor markiert, haben ist jetzt blau und in der Schriftart Cambria. Wenn Sie einen Untertitel als Überschrift formatieren wollen gehen Sie gleich vor. Markieren Sie zuerst den Untertitel und klicken Sie dann statt auf Überschrift 2 auf Überschrift 1.
Sie können die Titel auch mit einer Tastenkombination als Überschriften formatieren. Markieren Sie dafür den Titel und halten Sie die alt-Taste gedrückt während Sie auf die Taste 1 drücken. Wenn Sie einen Untertitel als Überschrift formatieren möchten können Sie dafür die Tastenkombination alt+2 verwenden. Um den Untertitel eines Untertitels als Überschrift zu formatieren können Sie die Tastenkombination alt+3 verwenden.

Den Navigationsbereich blenden Sie ein, indem Sie in der Registerkarte Ansicht, in der Gruppe Anzeigen den Navigationsbereich einen Haken bei Navigationsbereich setzen. Der Navigationsbereich erscheint nun links vom Dokument. Sie können zu einer Überschrift springen in dem Sie sie im Navigationsbereich anklicken. Ausserdem ist es möglich Überschriften mitsamt dem zugehörigen Inhalt zu verschieben. Halten Sie dafür eine Überschrift im Navigationsbereich, indem Sie mit der linken Maustaste auf sie klicken und die Maustaste gedrückt halten. Nun Platzieren Sie den Mauszeiger zwischen zwei anderen Überschiften und lassen die Maustaste los. Die Überschrift und der dazugehörige Inhalt werden nun an die Stelle zwischen zwei Überschriften verschoben an dem Sie die Maustaste losliessen. Dieses Verfahren nennt man Drag & Drop.

Inhaltsverzeichnisse

Inhaltsverzeichnisse sind nicht nur in Büchern nützlich. Auch in längeren Word Dokumente machen sie Sinn. Man bekommt schnell einen Überblick über den Inhalt des Dokuments und kann direkt zum gewünschten Kapitel springen, indem man die CTRL-Taste hält und auf den Titel klickt.
Der Inhalt vom Inhaltsverzeichnis übernimmt Word automatisch, das heisst, dass im ganzen Word-Dokument nach Überschriften gesucht wird, welche dann im Inhaltsverzeichnis erscheinen. Der Vorteil davon ist, dass wenn man die CTRL-Taste hält und auf so eine Überschrift im Inhaltsverzeichnis klickt man automatisch zur Seite mit der Überschrift springt.

Am besten fügen Sie das Inhaltsverzeichnis möglichst weit vorne im Dokument ein z.B. auf Seite 2 nach dem Titelblatt. Um das Inhaltsverzeichnis einzufügen gehen Sie auf die Registerkarte Verweise und klicken ganz links auf Inhaltsverzeichnis. Ein Menu mit drei Tabellen öffnet sich (Automatische Tabelle 1, Automatische Tabelle 2 und Manuelle Tabelle). Wählen Sie die Automatische Tabelle 1 zuoberst aus.

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Wenn Sie zusätzliche Überschriften dem Dokument hinzugefügt haben, müssen Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, damit es die Überschriften übernimmt.
Klicken Sie dafür mit einem Linksklick irgendwo ins das Inhaltsverzeichnis. Das Inhaltsverzeichnis wird umrahmt und über dem Inhaltsverzeichnis steht der Befehl Tabelle aktualisieren. (Dieser Befehl kann auch erst nach einigen Sekunden erscheinen.) Klicken Sie auf Tabelle aktualisieren. Nun erscheint ein Auswahlfenster mit dem Titel Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Wichtig ist, dass Sie den unteren Punkt „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ auswählen und erst dann auf OK klicken. Wenn Sie die Einstellung auf „nur Seitenzahlen aktualisieren“ lassen, werden nur die Seitenzahlen aktualisiert und keine neuen Überschriften ins Inhaltsverzeichnis übernommen.

Übrigens: Wenn Ihnen die Farbe oder Schriftart der Überschriften nicht gefällt können Sie sie mithilfe von Formatvorlagen ändern. Dies würde aber den Rahmen dieses Newsletters sprengen. Sie können gerne Frau Stocker für einen individuellen Office Kurs anfragen, bei dem Sie den Umgang mit Formatvorlagen und noch Vieles mehr lernen.

Autor: Michael Jenny